Présentation
Le module UNISign propose d’ajouter automatiquement à vos messages sortants une signature définie au niveau de la console d’administration ou de la CIM. Ainsi votre signature reste identique quelque soit le mode d’envoi de vos courriers (smartphone, webmail ou client de messagerie). UNISign est compatible avec les images et propose également des signatures de groupes.
Accès à UNISign de façon individuelle
Chaque utilisateur peut définir sa signature via la CIM ou bien l’administrateur peut vouloir la définir via la console d’administration afin de garder la cohérence visuelle des messages envoyés.
Dans la console d’administration, cela se passe dans le sous-menu Groupes & Utilisateurs accessible via Filtrage > Configuration ou via Filtrage > Communication avancée.
Accès à UNISign pour les groupes
En passant par l’édition de chaque groupe, un nouvel onglet « Signature de groupe » permet d’éditer la signature pour le groupe (dans notre exemple ci-dessous, le groupe « Commerciaux »).
L’écran de la signature de groupe permet de visualiser dans la rubrique « Affecter à tous les membres ? » quel utilisateur utilise une signature différente (la case à cocher adjacente à son nom est alors décochée) et forcer l’utilisation de la signature de groupe en cochant cette case.
Ces signatures remplacent les signatures individuelles et sont utiles pour, par exemple, une plate-forme d’assistance téléphonique pour laquelle on veut que chaque utilisateur envoie la référence du standard plutôt que sa ligne directe.
Utilisation des signatures
Les signatures centralisées individuelles, si activées, utilisent un tag précis et facile à mémoriser (3x arobase ou « @@@ ») pour que le système puisse détecter leur emplacement. Le fonctionnement en cas d’activation de la signature est le suivant :
- Si le tag @@@ est présent : Il est automatiquement remplacé par la signature de l’utilisateur. Ceci autant de fois qu’il sera détecté.
- Si le tag @@@ n’est pas présent : La signature est ajoutée une seule fois en pied de mail, à condition de n’être pas déjà présente afin d’éviter les enchainements de signature en fin de message.
Vous pouvez aussi consulter Unisign Premium