Création d'un groupe dans Hosted Exchange
Depuis l'onglet Groupes, cliquez sur + Nouveau groupe pour afficher ce formulaire. Il se compose de trois champs :
Type — C'est ici que vous choisissez la nature du groupe via le menu déroulant :
- Distribution : il s'agit d'une liste de distribution, c'est-à-dire une adresse e-mail collective. Lorsqu'un message est envoyé à cette adresse, il est automatiquement redistribué à tous les membres du groupe. C'est l'usage le plus courant pour des équipes, services ou listes de diffusion internes.
- Sécurité : ce type de groupe est utilisé pour gérer les permissions et les accès à certaines ressources (dossiers partagés, boîtes aux lettres, etc.). Il peut également être activé pour la messagerie, mais son rôle principal reste la gestion des droits.
Nom — Le nom du groupe tel qu'il apparaîtra dans le carnet d'adresses et dans l'interface d'administration.
Description — Un champ libre pour décrire l'usage ou les membres du groupe, utile pour faciliter la gestion au quotidien.
💡 En résumé : si votre objectif est simplement d'envoyer un e-mail à plusieurs personnes en une seule fois, choisissez Distribution. Si vous avez besoin de gérer des droits d'accès à des ressources, optez pour Sécurité.
Ajout de membres dans un groupe de distribution
Une fois le groupe créé, rendez-vous dans l'onglet Membres pour y ajouter les destinataires. L'interface est simple et intuitive :
Recherche et ajout d'un membre — Saisissez le nom ou une partie du nom dans le champ de recherche. L'autocomplétion propose instantanément les correspondances disponibles. Dans cet exemple, la saisie de "Mat Brad" fait apparaître Mat Brad avec son adresse exemple@domaine.tld.
Il suffit ensuite de cliquer sur la suggestion puis sur le bouton Ajouter pour l'intégrer au groupe.
💡 Cas concret — infrastructure hybride : Mat brad possède une adresse
adresse@domaine.tld, soit le même nom de domaine que les autres membres. Pourtant, sa boîte mail ne réside pas sur cet environnement Exchange mais sur un autre serveur de messagerie. C'est précisément parce qu'il a été préalablement créé comme contact (voir étape précédente) qu'il apparaît ici dans les suggestions et peut être ajouté au groupe au même titre qu'un utilisateur Exchange natif.
⚠️ Sans cette création préalable en tant que contact, Kevin Breda n'aurait pas été trouvable dans cette liste, même en tapant son nom ou son adresse.