Accès : JiiMail => Calendrier
Prérequis : pour créer une réunion dans le calendrier d'une autre personne, avoir l'accès Lecture et écriture à ce calendrier (voir Déléguer un calendrier et vérifier les accès).
1. Créer l'événement
- Dans Calendrier, sélectionnez le jour ou le créneau, puis ouvrez Créer un événement. Si une fenêtre rapide s'affiche, cliquez sur Plus d'options pour voir tous les champs.
- Saisissez le titre. Vérifiez les dates, les heures et le fuseau horaire.
- Pour un rendez-vous répétitif, utilisez Récurrence. Pour être prévenu avant, utilisez Rappel.
- Dans Calendrier, choisissez le calendrier qui doit contenir l'événement : le vôtre, ou celui de la personne pour qui vous organisez.
- Ajoutez le lieu ou le lien de réunion, puis les adresses dans Participants.
- Vérifiez l'option Envoyer les invitations aux participants, puis enregistrez.
Remarque : décochez Envoyer les invitations aux participants pour préparer le rendez-vous sans prévenir les invités tout de suite.
2. Vérifier l'événement
Rouvrez l'événement et vérifiez le créneau, le calendrier, l'organisateur et les participants, avec leur réponse.
Réunion préparée par le secrétariat dans le calendrier du maire : le calendrier et l'organisateur sont affichés séparément.
3. Travailler dans un calendrier partagé
Le champ Calendrier indique où le rendez-vous est enregistré. La fiche du rendez-vous indique qui l'organise. Par exemple, le secrétariat organise une réunion qui figure dans le calendrier du maire.
4. Modifier un rendez-vous
Ouvrez l'événement, puis Modifier l'événement. Avant d'enregistrer, vérifiez à nouveau l'option de notification des participants.
En cas de problème
| Symptôme | À vérifier |
|---|---|
| Le calendrier voulu n'apparaît pas dans la liste | Le titulaire vous a-t-il donné l'accès ? |
| Impossible de créer l'événement dans ce calendrier | Votre droit est-il Lecture et écriture ? |
| Les invités n'ont rien reçu | L'option Envoyer les invitations aux participants était-elle cochée ? |