Ce guide présente les fonctions avancées de gestion des dossiers dans le Webmail Pronto : création, renommage, suppression, partage, et rangement automatique des messages grâce aux règles de tri.
1. Créer et accéder aux dossiers · 2. Modifier ou supprimer un dossier · 3. Partager un dossier · 4. Ranger automatiquement vos messages (règles de tri)
1. Créer et accéder aux dossiers
Ces actions sont disponibles dans la barre d'accès rapide.
| Bouton | Ce qu'il fait |
|---|---|
| « + » | Crée un dossier dans l'arborescence de votre boîte. Vous nommez le dossier et choisissez son emplacement. |
| « Dossier abonné » | Donne accès aux dossiers partagés par d'autres utilisateurs. |
2. Modifier ou supprimer un dossier
Ces actions se trouvent dans les paramètres du dossier, via la roue crantée.
- Éditer un dossier : renommer le dossier ou modifier son emplacement.
- Supprimer un dossier : supprimer le dossier sélectionné.
3. Partager un dossier
Dans la roue crantée, choisissez Partager un dossier, saisissez l'adresse des utilisateurs dans la liste des contrôles d'accès, puis définissez leurs droits.
| Droit | Ce qu'il permet |
|---|---|
| Lecture | Consulter les messages du dossier uniquement. |
| Écriture | Déplacer des messages dans le dossier. |
| Administrer | Créer et supprimer des éléments. |
| Personnalisé | Combinaison de droits au choix. |
4. Ranger automatiquement vos messages (règles de tri)
Une règle de tri place les nouveaux messages dans le dossier de votre choix, selon des conditions que vous définissez (sujet, expéditeur…). C'est idéal pour classer automatiquement les confirmations de commande, les factures ou les notifications d'un outil.
Créer une règle avec l'assistant
Avant de commencer, créez le dossier de destination (voir la section 1 ci-dessus). S'il n'apparaît pas dans la liste à l'étape 4, rechargez la page du webmail.
Étape 1 : ouvrir l'écran des règles
Cliquez sur Paramètres (en bas du menu de gauche), puis sur Mail > Règles, puis sur le bouton « + » (Créer Règle).
Accéder aux règles : Paramètres, Mail, Règles, bouton plus
Étape 2 : nommer la règle
Saisissez un nom (obligatoire) et, si vous le souhaitez, une description, puis cliquez sur Suivant >>.
Nommer la règle
Étape 3 : choisir les conditions
Renseignez uniquement les champs utiles (l'option « Généré par un humain » n'est pas nécessaire pour un tri simple). Quand vous en remplissez plusieurs, le message doit répondre à toutes les conditions pour être rangé.
| Champ | Ce qu'il teste |
|---|---|
| De | L'auteur du message, tel qu'il s'affiche dans votre messagerie, par exemple « Service Commercial <commercial@votre-entreprise.fr> ». |
| A | Le destinataire du message. |
| Sujet | Le sujet du message. |
Choisir les conditions : De, A, Sujet
Le caractère étoile (*) remplace zéro ou plusieurs caractères. Sans étoile, le texte doit correspondre exactement : dès que le sujet comporte un préfixe (par exemple « [INTERN] ») ou un numéro variable, la règle ne correspond plus. Entourez donc le texte d'étoiles pour obtenir un vrai « contient ».
| Ce que vous saisissez dans « Sujet » | Sujet reçu : « [INTERN] Confirmation de votre commande #1234 » |
|---|---|
Confirmation de votre commande |
❌ Ne correspond pas : le sujet n'est pas strictement identique. |
*Confirmation de votre commande* |
✅ Correspond, quel que soit ce qui précède ou ce qui suit. |
Cliquez ensuite sur Suivant >>.
Étape 4 : choisir l'action et enregistrer
Dans Déplacement dans la boîte, choisissez le dossier de destination (ici « Commandes »), puis cliquez sur Sauvegarder la règle.
Choisir le dossier de destination et sauvegarder
Les autres actions disponibles sont : Le supprimer, Marquer comme lu, Le signaler, Le transférer (vers une adresse) et Répondre avec (réponse automatique).
Vérifier que la règle fonctionne
- Envoyez-vous un message de test, avec le même sujet et le même expéditeur que ceux visés.
- Contrôlez qu'il arrive directement dans le bon dossier, sans passer par la boîte de réception.
Mode expert : « De » ou « Expéditeur » ?
Le bouton Mode expert permet de construire des conditions plus fines. Vous y choisissez un champ, un opérateur, puis le texte à comparer. Le champ De: et le champ Expéditeur se ressemblent mais ne désignent pas la même chose.
Mode expert : liste des champs
| Champ | Ce que c'est | Notre conseil |
|---|---|---|
| De: (From) | L'auteur du message, tel qu'il s'affiche dans votre messagerie. Il est présent dans tous les messages. | À utiliser pour reconnaître un expéditeur. |
| Expéditeur (Sender) | Un champ technique facultatif, renseigné seulement quand la personne qui envoie n'est pas l'auteur du message. Il est le plus souvent vide. | À éviter : une règle fondée dessus risque de ne jamais se déclencher. |
Les opérateurs proposés sont égal à, différent de, contenu dans et pas contenu dans.
Mode expert : liste des opérateurs
*texte*). Si un message n'est pas rangé, vérifiez d'abord le champ choisi (préférez « De ») puis la présence des étoiles.